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  • ATOSS Time Control

    Maßgeschneidert für kleine und mittelständische Unternehmen: das Komplettsystem für modernes Arbeitszeitmanagement – auch als Webbrowser-Anwendung

ATOSS Time Control - Workflow-ESS

Effizienz erhöhen, Mitarbeiter aktiv einbinden

Gerade in der Zeitwirtschaft ist der Administrationsaufwand für Routinevorgänge enorm hoch. ATOSS Time Control, das auf Microsoft-Technologie und Java basierende Komplettsystem für Zeitwirtschaft und Personaleinsatz, bietet mit Workflow-ESS (Employee Self Service) eine hocheffiziente Lösung. Workflow-ESS ist ein Mitarbeiter-Portal, das nicht nur Informationen zur Verfügung stellt, sondern die Angestellten aktiv in administrative Vorgänge einbezieht.

Der Zugang zum Mitarbeiterportal erfolgt über einen Standard-Webbrowser. Durch den Webclient und die selbsterklärende Menüführung ist die Anwendung intuitiv. Die Oberfläche erscheint wie eine Standard-Windows-Anwendung. Ein Berechtigungsmanagement regelt den Zugriff auf die Daten und Rollen einzelner Personen bei bestimmten Workflows. Beispielsweise können Mitarbeiter bei Urlaubsanträgen selbst ihre Urlaubssalden einsehen und anschließend Anträge stellen. Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird das Ergebnis automatisch in die Zeitwirtschaft und die Personaleinsatzplanung übernommen.

Die Einsatzmöglichkeiten von Workflow-ESS umfassen das gesamte Antragswesen und alle Routinevorgänge, wie z.B. das Abfragen der Saldenstände. Über XML können Workflows exakt so abgebildet werden, wie sie in Ihrem Unternehmen festgelegt sind: das Ändern von Stammdaten, das Nachtragen von vergessenen Zeitbuchungen, das Einsehen von Auswertungen, wie z.B. Überstundensalden, Fehlzeitenkalender oder Monatsberichte.

Sichern Sie sich mit Workflow-ESS ein Software-Modul, das sich schnell bezahlt macht und Ihrem Unternehmen messbare Vorteile erschließt:

  • Deutliche Entlastung der Personalabteilung 
  • Zeit- und Kostenersparnis durch papierlose Verwaltung 
  • Weniger Fehler durch strukturierte Abläufe 
  • Mehr Transparenz und höhere Mitarbeitermotivation 
  • Hohe Investitionssicherheit durch individuelle Anpassbarkeit

Machen Sie Routine-Workflows für Ihre Mitarbeiter noch einfacher

Was passiert, wenn ein Urlaubsantrag überfällig ist, wenn ein Antrag gestellt, genehmigt oder gelöscht wird? Die Reaktionen auf die Ereignisse definieren Sie einfach so, wie es den Abläufen in Ihrem Unternehmen entspricht. Sie können selbst beliebig viele Arbeitsabläufe anlegen und darin alle Ereignisse frei konfigurieren. Alle Eingabefelder, die anzuzeigenden Informationen und auch die optische Darstellung des Workflows können individuell angepasst werden. Workflow-Benachrichtigungen werden jeweils per E-Mail oder durch das interne, konfigurierbare Nachrichtensystem versendet. Neben maßgeschneiderten Workflows, die wir gerne für Ihr Unternehmen erstellen, gibt es viele bereits vorkonfigurierte Standard-Workflows:

Workflow „Fehlzeitenantrag“ 

  • Prüfen von Fehlzeiten, Resturlaubstagen und Mindest- besetzung von Abteilungen 
  • Antragstellung über zwei Instanzen: Vertreter und Zeitbeauftragter 
  • Anlegen des geplanten Urlaubs und sofortige Anzeige im Modul Personaleinsatzplanung, wenn der Vertreter zustimmt 
  • Buchung des geplanten Urlaubs auf das frei definierbare Zeitkonto, wenn der Zeitbeauftragte zustimmt Workflow „Stempelsatzbeantragung“ 
  • Beantragung eines oder mehrerer Stempelsätze, auch über mehrere Tage, innerhalb eines Antrags 
  • Eingabemöglichkeit von Kostenstellen und Zeitkonto 
  • Optionale Erfassung von Projekt bzw. Auftrag und Tätigkeit

Workflow „Stammdatenänderung” 

  • Möglichkeit, Namen und Anschrift zu ändern 
  • Direkte Übernahme der Änderungen in das System, wenn der Zeitbeauftragte zustimmt Workflow „Fehlerprotokoll“ 
  • Anzeige des Fehlerprotokolls mit der Möglichkeit, dieses zu bearbeiten und vergessene Stempelsätze zu beantragen 
  • Korrektur der Stempelsätze und Übernahme in die Zeit-wirtschaft, wenn der Zeitbeauftragte zustimmt Ansicht „Auswertungen“ 
  • Anzeige aller verfügbaren Auswertungen 
  • Berücksichtigung des Rechtekonzepts Ansicht „Informationen“ 
  • Anzeige des Mitarbeiterkalenders mit Fehlzeiten und Einsatzplanungen
  • Mitarbeiterübersichts-Tableau 
  • Aktueller Überblick über Salden und Urlaubsstände 
  • Beantworten von internen Nachrichten

Funktion „Stunden verteilen“ 

  • Nachträgliche Verteilung aufgelaufener Stunden auf unterschiedliche Zeitkonten und Kostenstellen 
  • Optionale Verteilung auch auf Projekt bzw. Auftrag und Tätigkeit

Option „Web-Erfassung“ 

  • Zeiterfassung direkt aus dem Workflow-ESS als Alternative bzw. Ergänzung zum Einsatz von Hardware-Terminals 
  • Eingabemöglichkeit von Kostenstellen und Zeitkonto 
  • Optionale Erfassung von Projekt bzw. Auftrag und Tätigkeit