Umfangreiche und einfache Verwaltung von Service-Vorgängen

Technische Anlagen

Das Modul ermöglicht es, technische Anlagen wie Heizungs-, Klima- oder Steuerungsanlagen komfortabel zu verwalten. Die Anlagen können zu Anlagengruppen für eine gemeinsame Terminplanung und Abrechnung zusammengefasst werden. Für alle Anlagen lassen sich technische Eigenschaften und Messprotokolle hinterlegen. Die erfassten Messwerte können in Auswertungen gegenübergestellt und die jüngsten Messungen in den Wartungsaufträgen ausgewiesen werden.

Jeder Anlage wird ein Anlagenstandort zugewiesen. Zudem können jeder Anlage mehrere Personen, z. B. der Eigentümer der Anlage, ein Mieter, Verwalter oder Hausmeister, zugeordnet werden. Somit stehen alle wichtigen Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen jederzeit zur Verfügung. In der Pro-Version können zusätzlich alle Adressen zur Anlage mit einem Klick in Google Maps angezeigt werden. Zu allen technischen Anlagen wird eine Historie angezeigt. In dieser werden automatisch alle wichtigen Änderungen festgehalten, welche die Anlage betreffen, z. B. ein Eigentümerwechsel oder eine Statusänderung. Diese Dokumentation macht Änderungen später jederzeit nachvollziehbar. Das verbessert nicht nur die praktische Anwendung, sondern auch die Rechtssicherheit.

In der Pro-Version des Moduls können außerdem Check- und Prüflisten zu den jeweiligen Anlagen verwaltet werden. Alle Informationen aus der Anlage können bei der Erzeugung einer neuen Arbeitskopie der Prüfliste automatisch übernommen werden. Die Arbeitskopien können Sie per E-Mail an den zuständigen Bearbeiter senden. Die von den Monteuren zurückgelieferten ausgefüllten Prüfprotokolle können bei der Anlage abgelegt werden. So können Sie die erfolgten Reparaturen und Wartungen detailliert ohne großen Aufwand nachweisen.

Service- und Wartungsverträge

Die Verwaltung der Wartungs- und Serviceverträge gestaltet sich ebenso komfortabel. So ist es möglich, die Verträge mit technischen Anlagen zu verknüpfen oder sie als reine Dienstleistungen, z. B. für Winterdienst, Reinigungsdienst etc., zu erfassen.

Den Verträgen lassen sich zudem Terminserien, ähnlich denen bei Microsoft Outlook, zuordnen. Dadurch werden automatisch, abhängig von dem eingestellten Wiederholungsintervall, Wartungstermine vorgeschlagen. Die Einzeltermine der Serie lassen sich in Abstimmung mit dem Kunden beliebig verschieben.

Jeder einzelne Vertrag kann wahlweise sowohl auf Basis eines ausgeführten Auftrags als auch periodisch, z. B. halbjährlich oder jährlich, abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt bei jedem Vertrag optional pauschal oder nach Aufwand, auch eine Mischform aus beiden Methoden ist möglich. Darüber hinaus wird zu allen Verträgen automatisch eine Historie mitgeführt, die direkt auf dem Startbildschirm angezeigt wird.

In der Pro-Version des Moduls sparen Sie zusätzlich Zeit, da Sie das Vertragsdokument direkt erstellen und archivieren können. Bei der Erstellung des Dokuments auf Microsoft Word Basis können die Angaben aus dem Vertragsstamm automatisiert übernommen werden.

Reparatur- und Wartungsdokumente

Zur Kommunikation mit den Kunden stehen individuell anpassbare Vorlagen für Schriftstücke wie Angebot, Auftrag und Rechnung zur Verfügung. Bei Bedarf können auch Sammelrechnungen erstellt, d. h. mehrere Aufträge in einem Schritt abgerechnet werden. Im Regiezentrum werden alle noch nicht abgerechneten Aufträge aufgelistet. Mit wenigen Klicks wird die dazugehörige Rechnung erstellt. Die Wartungs- und Reparaturdokumente können wahlweise in eigenen Projekten abgelegt oder im ursprünglichen Projekt der Installation der Anlage hinzugefügt werden.

Mobile App

Zur optimalen Einsatzplanung der Monteure steht optional die kostenpflichtige App „mobiler Kundenservice“ zur Verfügung. Mit Hilfe dieser App erhalten Monteure und Servicemitarbeiter neue Aufträge direkt auf ihren mobilen Endgeräten. Auch ungeplante Zusatzleistungen lassen sich so von den Außendienstmitarbeitern bequem mobil erfassen. Erledigte Aufträge werden auch von unterwegs sofort an das Handwerksprogramm zurückgemeldet. Die Durchlaufzeit der Aufträge verkürzt sich durch den Einsatz der App erheblich. Gleichzeitig werden lückenlos alle erbrachten Leistungen zur Abrechnung gebracht.

Auswertungen

Alle Anlagen und Verträge werden in übersichtlichen Auswertungen ausgewiesen. Zudem lassen sich alle Reporte individuell an den spezifischen Bedarf des jeweiligen Handwerks-/Dienstleistungsbetriebs anpassen.

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